Recurring Meeting Zoom: Pengertian & Cara Membuatnya

by Jhon Lennon 53 views

Hey guys! Pernah gak sih kalian harus nge-jadwal meeting yang sama setiap minggu, bulan, atau bahkan setiap hari? Pasti ribet banget kan kalau harus bikin jadwal baru terus-terusan? Nah, di Zoom, ada fitur keren yang namanya recurring meeting yang bisa banget membantu kalian mengatasi masalah ini. Penasaran apa itu recurring meeting di Zoom dan bagaimana cara membuatnya? Yuk, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Recurring Meeting di Zoom?

Recurring meeting di Zoom adalah fitur yang memungkinkan kalian untuk menjadwalkan serangkaian meeting yang terjadi secara berulang dalam interval waktu tertentu. Misalnya, kalian bisa menjadwalkan meeting mingguan setiap hari Senin pukul 10 pagi, atau meeting bulanan setiap tanggal 1 setiap bulannya. Dengan fitur ini, kalian gak perlu repot-repot membuat jadwal meeting baru setiap kali meeting akan diadakan. Cukup sekali atur, dan Zoom akan secara otomatis membuat jadwal meeting untuk periode yang kalian tentukan.

Fitur recurring meeting ini sangat berguna bagi tim atau organisasi yang memiliki agenda meeting rutin. Bayangkan betapa hemat waktu dan tenaga yang bisa kalian dapatkan dengan tidak perlu lagi membuat undangan meeting secara manual setiap minggunya. Selain itu, dengan recurring meeting, peserta meeting juga akan lebih mudah mengingat jadwal meeting dan mempersiapkan diri karena jadwalnya sudah pasti dan teratur. Jadi, recurring meeting di Zoom ini benar-benar solusi praktis untuk meeting rutin kalian!

Keuntungan Menggunakan Recurring Meeting:

  • Hemat Waktu dan Tenaga: Gak perlu lagi membuat jadwal meeting baru setiap kali meeting akan diadakan.
  • Jadwal Teratur: Peserta meeting lebih mudah mengingat dan mempersiapkan diri.
  • Memudahkan Koordinasi: Semua peserta meeting memiliki jadwal yang sama dan terpusat.
  • Profesional: Menunjukkan profesionalisme dalam mengatur meeting.

Kapan Sebaiknya Menggunakan Recurring Meeting?

Fitur recurring meeting ini sangat cocok digunakan untuk berbagai jenis meeting rutin, seperti:

  • Meeting Tim Mingguan: Untuk membahas progress pekerjaan dan rencana kedepan.
  • Training Rutin: Untuk memberikan pelatihan secara berkala kepada karyawan.
  • Sesi Konsultasi: Untuk memberikan konsultasi rutin kepada klien.
  • Kelas Online: Untuk mengadakan kelas online secara teratur.

Cara Membuat Recurring Meeting di Zoom

Sekarang, mari kita bahas bagaimana cara membuat recurring meeting di Zoom. Sebenarnya, caranya cukup mudah kok. Kalian bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:

  1. Buka Aplikasi atau Website Zoom: Langkah pertama, buka aplikasi Zoom di komputer atau smartphone kalian. Kalian juga bisa mengakses Zoom melalui website di browser.

  2. Masuk ke Akun Zoom: Pastikan kalian sudah masuk ke akun Zoom kalian. Jika belum, masukkan email dan password kalian.

  3. Klik "Schedule": Setelah masuk ke akun, klik tombol "Schedule" untuk memulai membuat jadwal meeting.

  4. Isi Topik dan Deskripsi Meeting: Isi topik meeting dan deskripsi meeting sesuai dengan kebutuhan kalian. Pastikan topik dan deskripsi meeting cukup jelas agar peserta meeting tahu apa yang akan dibahas.

  5. Atur Waktu dan Tanggal Meeting Pertama: Tentukan waktu dan tanggal meeting pertama kalian. Ini akan menjadi acuan untuk jadwal recurring meeting kalian.

  6. Centang Kotak "Recurring meeting": Nah, di bagian ini, kalian akan melihat opsi "Recurring meeting". Centang kotak tersebut untuk mengaktifkan fitur recurring meeting.

  7. Atur Frekuensi dan Pola Pengulangan: Setelah mencentang kotak "Recurring meeting", kalian akan melihat beberapa opsi pengaturan frekuensi dan pola pengulangan. Kalian bisa memilih:

    • Daily: Meeting akan diadakan setiap hari.
    • Weekly: Meeting akan diadakan setiap minggu pada hari yang sama.
    • Monthly: Meeting akan diadakan setiap bulan pada tanggal yang sama.
    • No Fixed Time: Meeting tidak memiliki jadwal tetap dan dapat dimulai kapan saja.

    Selain itu, kalian juga bisa mengatur kapan recurring meeting ini akan berakhir. Kalian bisa memilih untuk mengakhiri recurring meeting setelah beberapa kali pertemuan atau pada tanggal tertentu.

  8. Atur Opsi Meeting Lainnya: Kalian juga bisa mengatur opsi meeting lainnya, seperti:

    • Meeting ID: Kalian bisa memilih untuk menggunakan Personal Meeting ID atau membuat Meeting ID secara otomatis.
    • Require meeting passcode: Aktifkan opsi ini jika kalian ingin memberikan password pada meeting kalian.
    • Waiting Room: Aktifkan opsi ini jika kalian ingin menyetujui peserta meeting satu per satu sebelum mereka masuk ke meeting.
    • Video: Kalian bisa mengatur apakah video host dan peserta akan otomatis menyala atau mati saat meeting dimulai.
    • Audio: Pilih opsi audio yang ingin kalian gunakan, seperti Computer Audio atau Telephone.

  9. Klik "Save": Setelah semua pengaturan selesai, klik tombol "Save" untuk menyimpan jadwal recurring meeting kalian.

Tips Membuat Recurring Meeting yang Efektif:

  • Tentukan Tujuan Meeting: Sebelum membuat jadwal recurring meeting, pastikan kalian sudah menentukan tujuan meeting dengan jelas. Apa yang ingin kalian capai dalam setiap meeting? Dengan tujuan yang jelas, meeting akan lebih terarah dan efektif.
  • Buat Agenda Meeting: Buat agenda meeting yang terstruktur dan bagikan kepada peserta meeting sebelum meeting dimulai. Agenda meeting akan membantu peserta meeting untuk mempersiapkan diri dan fokus pada topik yang akan dibahas.
  • Pilih Waktu yang Tepat: Pilih waktu meeting yang tepat, yang tidak mengganggu jadwal kerja peserta meeting. Hindari memilih waktu di jam-jam sibuk atau di luar jam kerja.
  • Gunakan Fitur Zoom dengan Optimal: Manfaatkan fitur-fitur Zoom, seperti screen sharing, chat, dan polling, untuk membuat meeting lebih interaktif dan menarik.
  • Evaluasi Meeting Secara Berkala: Evaluasi meeting secara berkala untuk mengetahui apa yang sudah berjalan dengan baik dan apa yang perlu diperbaiki. Evaluasi ini akan membantu kalian untuk meningkatkan efektivitas meeting di masa mendatang.

Mengelola Recurring Meeting di Zoom

Setelah berhasil membuat recurring meeting, kalian juga perlu tahu bagaimana cara mengelolanya. Berikut adalah beberapa hal yang perlu kalian ketahui tentang mengelola recurring meeting di Zoom:

  • Mengubah Jadwal Meeting: Jika kalian perlu mengubah jadwal meeting, kalian bisa melakukannya dengan mudah. Buka jadwal recurring meeting kalian, lalu klik tombol "Edit". Kalian bisa mengubah waktu, tanggal, frekuensi, atau pola pengulangan meeting.
  • Menambahkan atau Menghapus Peserta Meeting: Kalian bisa menambahkan atau menghapus peserta meeting kapan saja. Buka jadwal recurring meeting kalian, lalu klik tombol "Edit". Kalian bisa menambahkan peserta meeting dengan memasukkan email mereka, atau menghapus peserta meeting dengan menghapus email mereka dari daftar peserta.
  • Membatalkan Meeting: Jika kalian perlu membatalkan salah satu sesi meeting, kalian bisa melakukannya dengan mudah. Buka jadwal recurring meeting kalian, lalu pilih sesi meeting yang ingin kalian batalkan. Klik tombol "Cancel This Meeting" untuk membatalkan sesi meeting tersebut.
  • Mengakhiri Recurring Meeting: Jika kalian ingin mengakhiri recurring meeting secara keseluruhan, kalian bisa melakukannya dengan mudah. Buka jadwal recurring meeting kalian, lalu klik tombol "Edit". Ubah tanggal berakhir recurring meeting menjadi tanggal hari ini atau tanggal yang sudah lewat.

Kesimpulan

Nah, itu dia penjelasan lengkap tentang recurring meeting di Zoom. Fitur ini benar-benar sangat membantu bagi kalian yang sering mengadakan meeting rutin. Dengan recurring meeting, kalian bisa menghemat waktu dan tenaga, membuat jadwal meeting lebih teratur, dan memudahkan koordinasi dengan peserta meeting lainnya. Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, mulai manfaatkan fitur recurring meeting di Zoom sekarang juga! Semoga artikel ini bermanfaat ya, guys! Sampai jumpa di artikel selanjutnya!